初心者でもわかる 在庫管理表の作成方法

在庫管理を帳簿で行う場合、古来から使われている方法は出納帳です。入り数と出荷数を記録し、差分が在庫と言うシンプルなものです。いま倉庫にどれぐらいの在庫があるかということを気にしているのであればそれで十分です。経済のスピードが上がり、正確性を問われるご時世になって、今なお帳簿での管理では何か損していることがありそうです。在庫管理表をつけることで、適正在庫を把握することができたり、在庫の回転率や回転期間を知ることができます。余分な在庫がなくなることでその分のコストを削減することができます。最低限の内容を盛り込むだけで十分使えるものが出来上がります。まずは簡単なところから着手して、必要に応じて改良していく方が効率的です。それがパソコンを使う利点です。

表計算ソフトを使えば簡単に作成

帳簿に記入しているだけでは絶対にできなかったことが自動計算です。パソコンを用意したら、表計算ソフトを用意します。表計算ソフトはマス目上のひとつひとつに数字を入れて合計などの計算が簡単にできるソフトです。オフィス系のパソコンには必ず入っています。最初は、今まで使っていた紙での帳簿をそのまま形づくっていきます。表計算ソフトは縦を列、横を行と言います。各列の一番上の行にタイトルを入力します。例えば「製品名」や「数量」など帳簿で記入していたとおりで構いません。ただし、各イベントの左側の列は日付を入力できるようにしてします。例えば、「入庫日」、「出荷日」などです。こうしておくことで月割での集計などがしやすくなります。あとは2行目からデータを入力します。

合計など四則演算は自動でできる

ただ全てのデータを手入力していては紙の帳簿と変わりません。帳簿ですから差を計算したり、集計を行う必要があるはずです。それはすべて自動計算させます。まず、表計算ソフトのマス目ひとつをセルと呼びます。まずは差を表示したいセルに「=」を入力します。そのあとで元となるデータのあるセルを選択します。その後「ー」を入力します。今度は引くデータあるセルを選択します。それだけで終了です。あとはエンターキーを押せば勝手に計算されます。同じ要領で合計を表示したいところを選択して「Σ」マークを選択します。あとは合計したいデータをすべて選択します。エンターキーを押せば合計が表示されます。このようにして、入庫したら「+」、出庫したら「ー」、全体の合計は「Σ」によって自動計算して在庫管理を行います。

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